Secrétaire de gestion, services administratifs - Collège Beaubois
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Secrétaire de gestion, services administratifs

24 août 2021
Ville : Pierrefonds
Expérience : 3 ans
Salaire : entre 21.62 $ et 26.47 $
Type d'emploi : Permanent
No de concours : ADM-SAD-2103
Durée de l'affichage : 24 aout 2021 au 12 septembre 2021

Vous êtes efficace, méthodique, organisée ? Vous avez le désir de travailler avec une équipe administrative qui est pleine d’idées novatrices ?  Vous êtes toujours la première à lever la main lorsqu’il faut participer à l’organisation d’événements? Et d’un autre côté, vous aimez les tâches de secrétariat ?

Nous avons besoin de vous !

Cliquez ici pour voir notre affichage en PDF !

 

 

CE QUI VOUS ATTEND :

Le poste comporte notamment les responsabilités suivantes :

Réception et secrétariat

  • Accueillir, informer et diriger les fournisseurs et les visiteurs se présentant à la réception des Services administratifs;
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et fournir des renseignements d’ordre général;
  • Participer à la gestion de l’agenda du directeur général en tenant compte des priorités;
  • Soutenir l’équipe de direction dans leurs fonctions administratives (mise en page de documents, de rapports, de présentations);
  • Effectuer la révision des différents documents, assurer la qualité des communications écrites et diffuser l’information, selon les procédures établies;
  • Rédiger de courts textes, de courtes nouvelles et des courriels;
  • Effectuer la compilation de données de toutes sortes, en vue de dresser des listes et des tableaux, répertoires d’adresses;
  • Participer à la préparation de rapports et à la production documents se rapportant à des dossiers tels que les uniformes scolaires, le transport scolaire, les objets promotionnels, etc.;

Réunions & comités

  • Participer à l’organisation de certaines réunions demandées par l’équipe de direction (convocation, réservation de salle, préparation des documents, connexion à distance, etc.);
  • Préparer l’ordre du jour des réunions et des divers comités;
  • Assister et participer, s’il y a lieu, aux sessions de divers comités et aux réunions. Effectuer toutes tâches administratives sous-jacentes et en assurer le suivi (comptes rendus de réunion);

Approvisionnement

  • Effectuer les réquisitions dans le cas d’un besoin en approvisionnement de matériel et/ou de services;
  • Collaborer aux commandes d’équipements (commande de papeterie, d’objets promotionnels);

Événements

  • Collaborer à l’organisation et à la logistique d’activités et d’événements tels que : déjeuner de la rentrée, portes ouvertes, conférences, activités de cohésion d’équipe, etc.;
  • Assister l’équipe des communications sur le terrain lors des événements et aider à préparer le matériel ainsi que le suivi et les demandes (réservation de salle, cocardes, listes d’invités);
  • Assurer l’inventaire du matériel et des fournitures nécessaires pour les événements spécifiques;
  • Contacter les personnes-ressources auprès des différents fournisseurs et faire les suivis;

Archives et gestion documentaire

  • Effectuer certaines opérations administratives relatives aux archives et à la gestion documentaire.

CE QUE NOUS CHERCHONS :

Votre profil :

  • Vous êtes diplômés d’études collégiales (DEC) en administration ou en bureautique ou détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études (AEC) dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
  • Vous avez au minimum 3 ans d’expérience pertinente à la fonction.

Vos compétences :

  • Vous utilisez régulièrement Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, etc.);
  • Vous avez de la facilité à apprendre de nouveaux logiciels (Canva, Pluriportail, etc.);
  • Vous maîtrisez la langue française autant à l’écrit qu’à l’oral.

Vos motivations :

  • Vous aimez être polyvalente et autonome;
  • Vous désirez travailler avec une équipe énergique et dévouée;
  • Vous appréciez mettre la main à la pâte et travailler en étroite collaboration sur plusieurs projets.

Vos plus grands atouts :

  • Votre organisation et votre capacité à gérer vos priorités;
  • Votre initiative et votre débrouillardise;
  • Votre rigueur et votre attention aux détails;
  • Votre entregent et votre aptitude à travailler en équipe.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

Les employés administratifs du Collège Beaubois sont régis par le « Manuel de l’employé, soutien technique et administratif ».

Rémunération :             entre 21.62 $ et 26.47 $ l’heure, selon l’expérience
Type d’emploi :             permanent
Horaire normal :            35 h/semaine
Vacances :                     20 jours de vacances annuelles après un an
Congés personnels :    7 jours de congés personnels
Fériés :                            17 jours fériés incluant la période des Fêtes
Ass. collectives :           après 90 jours
Régime de retraite : participation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)

 

Seulement les candidats retenus seront contactés. À noter qu’un test servira à évaluer la qualité de votre français. D’autres tests pourraient vous être demandés.

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